Chính sách báo giá, thanh toán, hợp đồng & chứng từ

Ngày cập nhật: 24/05/2026
Đơn vị áp dụng: Công ty TNHH Phế Liệu VN
Website: phelieuvn.com
Hotline: 0966.757.168
Email: info@phelieuvn.com

Chính sách báo giá, thanh toán, hợp đồng & chứng từ được xây dựng nhằm minh bạch toàn bộ quá trình giao dịch giữa Phế Liệu VN và khách hàng khi phát sinh hoạt động thu mua phế liệu, hàng thanh lý, máy móc cũ, vật tư tồn kho, tài sản tháo dỡ hoặc phế liệu công nghiệp.

Chính sách này giúp khách hàng hiểu rõ cách Phế Liệu VN tiếp nhận thông tin, báo giá, xác nhận đơn giá, cân đo khối lượng, thanh toán, lập hợp đồng, cung cấp hóa đơn và chứng từ liên quan. Đây cũng là căn cứ để hai bên phối hợp đối soát, hạn chế sai lệch và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch.

Phế Liệu VN hướng đến nguyên tắc làm việc minh bạch về giá, rõ ràng về thanh toán, đầy đủ chứng từ theo phạm vi giao dịch và phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ của khách hàng doanh nghiệp.

Mục Lục

Phạm vi áp dụng chính sách

Chính sách này áp dụng cho các giao dịch thu mua phế liệu và dịch vụ liên quan do Phế Liệu VN thực hiện thông qua hotline, Zalo, email, website, khảo sát trực tiếp, báo giá, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.

Chính sách được áp dụng cho các nhóm giao dịch sau:

Thu mua phế liệu sắt, thép, đồng, nhôm, inox, chì, kẽm, thiếc, hợp kim và các loại kim loại khác.
Thu mua phế liệu công nghiệp phát sinh tại nhà máy, xưởng sản xuất, kho bãi, công trình, khu công nghiệp.
Thu mua máy móc cũ, thiết bị công nghiệp, dây chuyền sản xuất, motor, máy cơ khí, tài sản thanh lý.
Thu mua vật tư tồn kho, hàng lỗi, hàng dư dự án, hàng không còn nhu cầu sử dụng.
Thu mua phế liệu phi kim như giấy, carton, nhựa, bao bì, pallet, cao su nếu phù hợp điều kiện tiếp nhận.
Dịch vụ thu gom, bốc xếp, vận chuyển, tháo dỡ, cắt gọn, di dời phế liệu hoặc tài sản thanh lý.
Giao dịch một lần, giao dịch theo lô, giao dịch nhiều chuyến hoặc hợp đồng thu mua định kỳ.

Chính sách này áp dụng cho khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, nhà máy, kho bãi, đơn vị thi công, chủ công trình, ban quản lý tài sản, đối tác giới thiệu nguồn hàng và các bên có liên quan đến giao dịch với Phế Liệu VN.

Trường hợp giữa Phế Liệu VN và khách hàng có hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá chính thức, biên bản thỏa thuận hoặc tài liệu xác nhận riêng, nội dung trong các tài liệu đó sẽ được ưu tiên áp dụng cho giao dịch cụ thể.

Nguyên tắc báo giá phế liệu tại Phế Liệu VN

Giá thu mua phế liệu không cố định cho mọi trường hợp. Mỗi lô hàng có thể có giá khác nhau tùy theo chủng loại, chất lượng, độ sạch, khối lượng, vị trí thu gom, điều kiện bốc xếp, chi phí vận chuyển và biến động thị trường tại thời điểm giao dịch.

Phế Liệu VN thực hiện báo giá dựa trên nguyên tắc kiểm tra thực tế, phân loại rõ ràng, cân đo minh bạch và thống nhất với khách hàng trước khi hoàn tất giao dịch.

Bảng giá trên website là giá tham khảo

Các thông tin về bảng giá phế liệu được đăng tải trên website Phế Liệu VN nhằm giúp khách hàng tham khảo mặt bằng giá trước khi liên hệ bán phế liệu. Bảng giá này không được xem là cam kết giá cố định cho mọi lô hàng.

Giá thu mua thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn bảng giá tham khảo tùy vào tình trạng cụ thể của hàng hóa. Đặc biệt, với phế liệu công nghiệp, máy móc cũ, hàng tồn kho, hàng tháo dỡ nhà xưởng hoặc lô hàng hỗn hợp nhiều chủng loại, giá chỉ có thể xác định chính xác sau khi Phế Liệu VN kiểm tra thực tế.

Bảng giá trên website có thể thay đổi theo từng thời điểm do ảnh hưởng của thị trường kim loại, nhu cầu thu mua, chi phí vận chuyển, giá nhiên liệu, tỷ lệ tạp chất và tình hình tiêu thụ của từng nhóm vật liệu.

Khách hàng nên liên hệ trực tiếp với Phế Liệu VN để được báo giá sát với lô hàng thực tế.

Các yếu tố tác động đến giá thu mua

Giá thu mua phế liệu được xác định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các nhóm yếu tố thường được Phế Liệu VN xem xét khi báo giá:

Yếu tố	Cách tác động đến giá thu mua
Chủng loại phế liệu	Đồng, nhôm, inox, sắt thép, chì, kẽm, nhựa, giấy có đơn giá khác nhau.
Phân hạng vật liệu	Đồng đỏ, đồng vàng, đồng cháy, inox 304, inox 201, nhôm loại 1, nhôm xô, sắt đặc, sắt vụn có giá khác nhau.
Độ sạch của hàng	Hàng sạch, ít tạp chất, dễ tái chế thường có giá tốt hơn hàng lẫn nhiều vật liệu khác.
Tỷ lệ tạp chất	Hàng lẫn bê tông, đất đá, nước, nhựa, cao su, gỗ, rác hoặc dầu nhớt có thể bị điều chỉnh đơn giá.
Khối lượng lô hàng	Lô hàng lớn, ổn định, dễ thu gom thường có lợi thế hơn khi báo giá.
Tình trạng hàng hóa	Hàng bị cháy, oxy hóa nặng, gỉ sét, bám bẩn hoặc biến dạng có thể ảnh hưởng đến giá.
Địa điểm thu gom	Khu vực xa, đường khó vào, cần giấy phép ra vào hoặc phương tiện chuyên dụng có thể phát sinh chi phí.
Điều kiện bốc xếp	Hàng nằm trên tầng cao, trong hầm, trong dây chuyền, cần tháo dỡ hoặc cắt gọn sẽ được tính theo điều kiện thực tế.
Chi phí vận chuyển	Xe tải, xe cẩu, xe nâng, nhân công, phí trạm cân, phí ra vào khu vực có thể ảnh hưởng đến giá cuối cùng.
Biến động thị trường	Giá kim loại và nhu cầu tiêu thụ có thể thay đổi theo ngày hoặc theo từng giai đoạn.
Yêu cầu hợp đồng, hóa đơn, chứng từ	Một số giao dịch doanh nghiệp cần hồ sơ đối soát, hóa đơn, chứng từ và quy trình kế toán riêng.

Phế Liệu VN luôn cố gắng báo giá minh bạch và giải thích rõ các yếu tố làm thay đổi giá để khách hàng có cơ sở so sánh, đánh giá và quyết định giao dịch.

Báo giá nhanh và báo giá chính thức

Trong quá trình làm việc, Phế Liệu VN có thể cung cấp báo giá nhanh hoặc báo giá chính thức tùy theo mức độ đầy đủ của thông tin và tình trạng thực tế của lô hàng.

Loại báo giá	Đặc điểm
Báo giá nhanh	Dựa trên hình ảnh, video, mô tả, khối lượng ước tính và địa điểm do khách hàng cung cấp.
Báo giá chính thức	Dựa trên kết quả khảo sát, phân loại, cân đo, điều kiện thu gom và thỏa thuận thực tế giữa hai bên.

Báo giá nhanh chỉ có giá trị tham khảo. Mức giá này có thể thay đổi nếu khi kiểm tra thực tế phát hiện hàng hóa khác với mô tả ban đầu, khối lượng chênh lệch lớn, hàng lẫn nhiều tạp chất, phát sinh chi phí bốc xếp hoặc điều kiện vận chuyển phức tạp hơn dự kiến.

Báo giá chính thức được xác nhận sau khi Phế Liệu VN và khách hàng thống nhất về loại hàng, khối lượng, đơn giá, phương thức cân đo, chi phí phát sinh nếu có và phương thức thanh toán.

Quy trình xác nhận giá và chốt giá giao dịch

Quy trình xác nhận giá tại Phế Liệu VN được thực hiện theo hướng rõ ràng, giúp khách hàng nắm được thời điểm nào giá chỉ là tham khảo và thời điểm nào giá được xem là giá chốt.

Bước	Nội dung thực hiện
Bước 1	Khách hàng gửi thông tin lô hàng, hình ảnh, video, địa điểm thu gom và khối lượng ước tính.
Bước 2	Phế Liệu VN tiếp nhận thông tin, tư vấn sơ bộ và báo giá tham khảo.
Bước 3	Với lô hàng lớn, máy móc, nhà xưởng hoặc hàng hỗn hợp, Phế Liệu VN sắp xếp khảo sát trực tiếp.
Bước 4	Hai bên phân loại phế liệu theo từng nhóm vật liệu, chất lượng và tình trạng hàng.
Bước 5	Hàng hóa được cân đo bằng phương án phù hợp như cân điện tử, cân sàn, cân xe hoặc trạm cân độc lập.
Bước 6	Phế Liệu VN xác nhận đơn giá, khối lượng, tổng giá trị và các chi phí phát sinh nếu có.
Bước 7	Hai bên thống nhất giá chốt, phương thức thanh toán, chứng từ và thời gian thu gom.
Bước 8	Phế Liệu VN tiến hành thanh toán, bàn giao chứng từ và lưu hồ sơ giao dịch theo thỏa thuận.

Giá chốt có thể được xác nhận thông qua tin nhắn, Zalo, email, báo giá, phiếu cân, bảng kê, biên bản giao nhận, hợp đồng hoặc xác nhận trực tiếp tại hiện trường.

Với các giao dịch có giá trị lớn, nhiều chuyến xe, thu mua định kỳ hoặc cần chứng từ kế toán, Phế Liệu VN khuyến khích khách hàng xác nhận giá, khối lượng và điều kiện thanh toán bằng văn bản hoặc chứng từ đối soát phù hợp.

Chính sách thanh toán

Phế Liệu VN hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán nhằm phù hợp với từng nhóm khách hàng và từng loại giao dịch. Việc thanh toán được thực hiện dựa trên đơn giá đã thống nhất, khối lượng thực tế, kết quả đối soát và điều kiện thanh toán giữa hai bên.

Hình thức thanh toán

Phế Liệu VN có thể thanh toán bằng các hình thức sau:

Hình thức thanh toán	Trường hợp áp dụng
Tiền mặt	Phù hợp với giao dịch nhỏ, giao dịch trực tiếp, khách cá nhân hoặc trường hợp hai bên thống nhất thanh toán tại điểm thu gom.
Chuyển khoản ngân hàng	Phù hợp với giao dịch doanh nghiệp, lô hàng lớn, giao dịch cần lưu vết thanh toán và đối soát kế toán.
Thanh toán theo chuyến	Áp dụng khi lô hàng được vận chuyển bằng nhiều xe, nhiều lượt cân hoặc nhiều đợt thu gom.
Thanh toán theo lô	Áp dụng khi toàn bộ lô hàng được cân, đối soát và thanh toán sau khi hoàn tất thu gom.
Thanh toán theo đợt	Áp dụng với hợp đồng dài hạn, thu mua định kỳ, dự án tháo dỡ hoặc lô hàng có tiến độ xử lý nhiều ngày.
Thanh toán sau đối soát	Áp dụng với doanh nghiệp cần kiểm tra phiếu cân, bảng kê, biên bản, hóa đơn hoặc quy trình nội bộ trước khi thanh toán.

Hình thức thanh toán cụ thể sẽ được Phế Liệu VN và khách hàng thống nhất trước khi giao dịch hoàn tất.

Thời điểm thanh toán

Thời điểm thanh toán được xác định theo loại giao dịch, quy mô lô hàng và thỏa thuận giữa hai bên.

Thông thường, Phế Liệu VN thực hiện thanh toán sau khi:

Hàng hóa đã được phân loại.
Khối lượng đã được cân đo hoặc xác nhận.
Đơn giá đã được hai bên thống nhất.
Tổng giá trị giao dịch đã được xác nhận.
Các chi phí phát sinh nếu có đã được thông báo rõ.
Khách hàng đã xác nhận thông tin nhận tiền hoặc tài khoản thanh toán.

Đối với giao dịch nhỏ hoặc giao dịch trực tiếp, Phế Liệu VN có thể thanh toán ngay sau khi cân và chốt giá. Đối với lô hàng lớn, nhiều chuyến, hợp đồng doanh nghiệp hoặc giao dịch cần chứng từ, thời điểm thanh toán có thể thực hiện theo từng chuyến, từng đợt, sau đối soát hoặc theo điều khoản trong hợp đồng.

Với giao dịch doanh nghiệp, thời điểm thanh toán có thể phụ thuộc vào quy trình nội bộ của khách hàng, hồ sơ nghiệm thu, phiếu cân, bảng kê khối lượng, hóa đơn và chứng từ liên quan.

Thông tin thanh toán

Để đảm bảo quá trình thanh toán chính xác, khách hàng cần cung cấp đầy đủ và đúng thông tin nhận tiền.

Đối với thanh toán chuyển khoản, khách hàng nên cung cấp:

Tên chủ tài khoản.
Số tài khoản.
Ngân hàng.
Chi nhánh nếu cần.
Nội dung chuyển khoản mong muốn nếu doanh nghiệp cần đối soát.
Thông tin người phụ trách kế toán hoặc người xác nhận thanh toán nếu có.

Đối với giao dịch doanh nghiệp, thông tin tài khoản nhận tiền nên thống nhất với thông tin pháp nhân, hợp đồng hoặc chứng từ kế toán nếu hai bên có yêu cầu đối soát.

Sau khi thanh toán, Phế Liệu VN có thể gửi xác nhận qua tin nhắn, hình ảnh giao dịch, phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ liên quan tùy từng trường hợp.

Khách hàng cần kiểm tra kỹ số tiền nhận được và phản hồi ngay nếu phát hiện sai lệch.

Chính sách đặt cọc, tạm ứng và thanh toán nhiều đợt

Một số giao dịch phế liệu có quy mô lớn, giá trị cao hoặc cần triển khai trong nhiều ngày có thể phát sinh nhu cầu đặt cọc, tạm ứng hoặc thanh toán theo từng giai đoạn. Chính sách này được áp dụng linh hoạt theo từng giao dịch và chỉ thực hiện khi hai bên thống nhất trước.

Trường hợp có thể áp dụng đặt cọc

Đặt cọc có thể được áp dụng trong các trường hợp:

Khách hàng cần giữ lịch thu gom, xe tải, xe cẩu, xe nâng hoặc đội nhân công cho một thời điểm cụ thể.
Lô hàng có giá trị lớn, cần xác nhận cam kết giao dịch giữa hai bên.
Dự án tháo dỡ nhà xưởng, máy móc, kệ kho, kết cấu thép hoặc tài sản thanh lý cần chuẩn bị thiết bị trước.
Phế Liệu VN cần bố trí nhiều nhân sự, phương tiện hoặc chi phí triển khai ban đầu.
Hai bên cần đảm bảo tiến độ giao dịch theo thỏa thuận.

Mức đặt cọc, hình thức đặt cọc, thời điểm cấn trừ và điều kiện hoàn cọc sẽ được hai bên thống nhất bằng tin nhắn, biên bản, báo giá, hợp đồng hoặc văn bản phù hợp.

Trường hợp có thể áp dụng tạm ứng

Tạm ứng có thể được xem xét khi:

Lô hàng có giá trị lớn và khách hàng cần nhận trước một phần tiền.
Hai bên đã thống nhất rõ loại hàng, khối lượng ước tính, đơn giá và điều kiện thu gom.
Giao dịch có hợp đồng hoặc tài liệu xác nhận đủ căn cứ.
Lô hàng thuộc quyền thanh lý hợp pháp của khách hàng.
Phế Liệu VN đã khảo sát và đánh giá khả năng thu mua.

Khoản tạm ứng nếu có sẽ được cấn trừ vào giá trị thanh toán cuối cùng sau khi hoàn tất cân đo, phân loại và đối soát.

Thanh toán theo nhiều đợt

Thanh toán nhiều đợt thường áp dụng cho các trường hợp:

Trường hợp	Cách thanh toán phù hợp
Lô hàng vận chuyển nhiều chuyến	Thanh toán theo từng chuyến hoặc tổng hợp sau mỗi ngày.
Hàng cần phân loại nhiều nhóm	Thanh toán sau khi phân loại và cân từng nhóm hàng.
Dự án tháo dỡ kéo dài	Thanh toán theo tiến độ thực hiện hoặc theo từng hạng mục hoàn thành.
Hợp đồng thu mua định kỳ	Thanh toán theo tuần, theo tháng hoặc theo kỳ đối soát.
Giao dịch doanh nghiệp cần kiểm tra nội bộ	Thanh toán sau khi hai bên xác nhận bảng kê, phiếu cân và chứng từ.

Việc thanh toán nhiều đợt cần có căn cứ rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Hai bên nên thống nhất cách ghi nhận số liệu, người xác nhận, thời điểm đối soát và phương thức thanh toán trước khi bắt đầu giao dịch.

Chính sách hợp đồng thu mua phế liệu

Phế Liệu VN hỗ trợ ký kết hợp đồng, thỏa thuận hoặc các tài liệu xác nhận giao dịch đối với khách hàng có nhu cầu, đặc biệt là doanh nghiệp, nhà máy, kho bãi, khu công nghiệp, công trình hoặc các lô hàng có giá trị lớn.

Hợp đồng giúp hai bên xác định rõ đối tượng giao dịch, giá trị, phương thức cân đo, thanh toán, chứng từ, trách nhiệm vận chuyển, bốc xếp, tháo dỡ và phương án xử lý phát sinh.

Khi nào cần ký hợp đồng?

Phế Liệu VN khuyến khích ký hợp đồng hoặc văn bản xác nhận trong các trường hợp sau:

Giao dịch với công ty, nhà máy, xưởng sản xuất, kho bãi hoặc khu công nghiệp.
Lô hàng có giá trị lớn hoặc khối lượng lớn.
Thu mua phế liệu định kỳ theo tuần, tháng hoặc theo kế hoạch của doanh nghiệp.
Thanh lý máy móc, thiết bị, dây chuyền, tài sản cố định hoặc vật tư tồn kho.
Tháo dỡ nhà xưởng, kho hàng, kệ sắt, khung thép, mái tôn hoặc công trình.
Giao dịch cần hóa đơn, phiếu cân, bảng kê, biên bản giao nhận hoặc hồ sơ kế toán.
Giao dịch có nhiều chuyến xe, nhiều địa điểm hoặc nhiều loại hàng.
Doanh nghiệp cần hồ sơ lưu trữ cho kế toán, kiểm toán, kiểm soát nội bộ hoặc bộ phận môi trường.

Với các giao dịch nhỏ, khách hàng cá nhân hoặc lô hàng đơn giản, hai bên có thể xác nhận thông qua tin nhắn, phiếu cân, biên bản giao nhận hoặc hình thức phù hợp khác.

Các loại hợp đồng và tài liệu có thể áp dụng

Tùy theo tính chất giao dịch, Phế Liệu VN có thể phối hợp với khách hàng sử dụng một hoặc nhiều loại tài liệu sau:

Loại tài liệu	Trường hợp áp dụng
Báo giá thu mua	Xác nhận đơn giá tham khảo hoặc đơn giá đã thống nhất cho từng loại hàng.
Hợp đồng mua bán phế liệu	Áp dụng cho giao dịch mua bán cụ thể, có giá trị, số lượng và thời gian rõ ràng.
Hợp đồng nguyên tắc	Áp dụng cho khách hàng thu mua định kỳ hoặc phát sinh nhiều giao dịch trong thời gian dài.
Phụ lục hợp đồng	Bổ sung loại hàng, địa điểm, đơn giá, thời gian thu gom hoặc điều kiện phát sinh.
Biên bản giao nhận	Xác nhận việc bàn giao hàng hóa, số lượng, tình trạng hàng và đại diện hai bên.
Bảng kê khối lượng	Tổng hợp khối lượng từng loại phế liệu, từng chuyến xe hoặc từng kỳ đối soát.
Biên bản thanh lý tài sản	Áp dụng khi thanh lý máy móc, thiết bị, tài sản cũ hoặc vật tư tồn kho.
Biên bản nghiệm thu	Áp dụng khi có tháo dỡ, vận chuyển, dọn dẹp hoặc hoàn tất hạng mục công việc.

Loại tài liệu cụ thể sẽ được thống nhất dựa trên nhu cầu của khách hàng và phạm vi giao dịch thực tế.

Nội dung cần có trong hợp đồng

Một hợp đồng thu mua phế liệu hoặc hợp đồng thanh lý tài sản nên thể hiện đầy đủ các nhóm thông tin sau:

Nhóm nội dung	Thông tin cần thể hiện
Thông tin các bên	Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, đại diện, chức vụ, số điện thoại, email.
Đối tượng giao dịch	Loại phế liệu, máy móc, vật tư, tài sản hoặc hàng thanh lý.
Địa điểm thu gom	Nhà máy, kho bãi, xưởng sản xuất, công trình, khu công nghiệp hoặc địa điểm cụ thể.
Đơn giá và cách tính giá	Theo kg, tấn, lô, thiết bị, hạng mục hoặc bảng kê chi tiết.
Phương thức cân đo	Cân điện tử, cân sàn, cân xe tải, trạm cân độc lập hoặc phương án khác.
Thời gian thực hiện	Ngày khảo sát, ngày thu gom, tiến độ tháo dỡ hoặc lịch vận chuyển.
Vận chuyển và bốc xếp	Bên thực hiện, phương tiện sử dụng, chi phí, trách nhiệm an toàn.
Thanh toán	Hình thức thanh toán, thời điểm thanh toán, tài khoản ngân hàng, điều kiện đối soát.
Hóa đơn và chứng từ	Loại hóa đơn, phiếu cân, biên bản, bảng kê hoặc chứng từ cần cung cấp.
Trách nhiệm hai bên	Cung cấp thông tin, phối hợp hiện trường, xác nhận khối lượng, bảo đảm quyền thanh lý.
Xử lý phát sinh	Điều chỉnh giá, tạp chất, thiếu khối lượng, thay đổi lịch, hư hại, tranh chấp.
Hiệu lực hợp đồng	Thời điểm có hiệu lực, thời hạn áp dụng và điều kiện chấm dứt.

Phế Liệu VN có thể phối hợp theo mẫu hợp đồng của khách hàng doanh nghiệp nếu nội dung phù hợp với bản chất giao dịch và khả năng thực hiện của hai bên.

Chính sách hóa đơn, VAT và chứng từ giao dịch

Phế Liệu VN hỗ trợ hồ sơ, hóa đơn và chứng từ theo phạm vi giao dịch thực tế, nhu cầu của khách hàng và quy định kế toán, thuế hiện hành. Việc lập, nhận, cung cấp hoặc điều chỉnh hóa đơn, chứng từ cần dựa trên thông tin giao dịch chính xác và hồ sơ đối soát phù hợp.

Đối với khách hàng doanh nghiệp, việc có đầy đủ chứng từ giúp thuận tiện cho kế toán, kiểm toán, quản trị nội bộ, đối chiếu tài sản thanh lý và lưu trữ hồ sơ.

Các loại chứng từ có thể cung cấp

Tùy theo từng giao dịch, Phế Liệu VN có thể phối hợp cung cấp hoặc xác nhận các loại chứng từ sau:

Loại chứng từ	Vai trò trong giao dịch
Báo giá	Ghi nhận đơn giá tham khảo hoặc đơn giá đã thống nhất trước khi giao dịch.
Hợp đồng/HĐ nguyên tắc	Làm căn cứ cho giao dịch lớn, giao dịch định kỳ hoặc giao dịch doanh nghiệp.
Phiếu cân	Xác nhận khối lượng thực tế của từng loại hàng hoặc từng chuyến xe.
Bảng kê khối lượng	Tổng hợp khối lượng, đơn giá, thành tiền theo từng loại phế liệu.
Biên bản giao nhận	Xác nhận việc bàn giao hàng hóa giữa khách hàng và Phế Liệu VN.
Biên bản thanh lý	Áp dụng với máy móc, thiết bị, tài sản cố định hoặc hàng tồn kho nếu cần.
Biên bản nghiệm thu	Áp dụng khi có tháo dỡ, vận chuyển, bốc xếp hoặc hoàn tất hạng mục công việc.
Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi	Ghi nhận dòng tiền thanh toán giữa hai bên.
Hóa đơn VAT/hóa đơn điện tử	Thực hiện theo điều kiện giao dịch, thông tin pháp nhân và quy định hiện hành.
Chứng từ thu gom liên quan	Áp dụng nếu giao dịch có yêu cầu hồ sơ lưu trữ, môi trường hoặc kiểm soát nội bộ.

Không phải mọi giao dịch đều phát sinh đầy đủ tất cả các loại chứng từ trên. Bộ chứng từ cụ thể sẽ được xác định theo loại khách hàng, giá trị giao dịch, yêu cầu kế toán và thỏa thuận giữa hai bên.

Nguyên tắc cung cấp hóa đơn

Phế Liệu VN hỗ trợ hóa đơn và chứng từ theo đúng bản chất giao dịch. Việc lập hóa đơn, nhận hóa đơn hoặc xử lý hóa đơn được thực hiện dựa trên thông tin pháp nhân, giá trị giao dịch, điều kiện thu mua và quy định hiện hành.

Khách hàng cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin sau nếu có nhu cầu xử lý hóa đơn:

Tên công ty.
Mã số thuế.
Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Email nhận hóa đơn.
Người phụ trách kế toán.
Số điện thoại liên hệ.
Nội dung hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản thanh lý.
Giá trị giao dịch đã được đối soát.
Hợp đồng, biên bản, bảng kê hoặc chứng từ liên quan nếu có.

Phế Liệu VN không thực hiện xuất hóa đơn, lập chứng từ hoặc xác nhận hồ sơ cho giao dịch không có thật, sai bản chất, sai giá trị, không đủ căn cứ đối soát hoặc không phù hợp quy định.

Trường hợp khách hàng cung cấp sai thông tin hóa đơn, việc điều chỉnh sẽ được xử lý theo quy định và khả năng thực tế tại thời điểm phát hiện sai sót.

Thời điểm cung cấp chứng từ

Thời điểm cung cấp chứng từ phụ thuộc vào loại giao dịch, quy mô lô hàng, số lượt cân, số chuyến xe, yêu cầu đối soát và thỏa thuận giữa hai bên.

Thông thường:

Phiếu cân có thể được cung cấp sau từng lần cân hoặc sau khi hoàn tất chuyến xe.
Bảng kê khối lượng có thể được lập theo chuyến, theo ngày, theo lô hoặc theo kỳ đối soát.
Biên bản giao nhận có thể được lập tại thời điểm bàn giao hàng hoặc sau khi hoàn tất toàn bộ lô hàng.
Hợp đồng có thể được ký trước khi triển khai giao dịch, đặc biệt với khách hàng doanh nghiệp.
Hóa đơn và chứng từ kế toán được xử lý theo thông tin đối soát, điều kiện giao dịch và thỏa thuận giữa hai bên.
Với hợp đồng dài hạn, chứng từ có thể được tổng hợp theo kỳ nếu hai bên thống nhất.

Khách hàng nên thông báo nhu cầu chứng từ ngay từ đầu để Phế Liệu VN chuẩn bị hồ sơ phù hợp, tránh phát sinh thiếu sót sau khi giao dịch đã hoàn tất.

Quy trình đối soát khối lượng, giá trị và chứng từ

Đối soát là bước quan trọng trong giao dịch phế liệu, đặc biệt với lô hàng lớn, nhiều chủng loại, nhiều chuyến xe hoặc giao dịch doanh nghiệp. Quy trình đối soát giúp hai bên xác nhận chính xác khối lượng, đơn giá, thành tiền, chứng từ và khoản thanh toán.

Phế Liệu VN khuyến khích khách hàng cùng kiểm tra số liệu trước khi xác nhận hoàn tất giao dịch.

Bước	Nội dung đối soát
Bước 1	Phân loại hàng hóa theo từng nhóm phế liệu, vật tư hoặc tài sản thanh lý.
Bước 2	Cân đo từng nhóm hàng, từng chuyến xe hoặc từng hạng mục.
Bước 3	Ghi nhận khối lượng thực tế bằng phiếu cân, hình ảnh, video hoặc bảng kê.
Bước 4	Áp dụng đơn giá đã thống nhất cho từng loại hàng.
Bước 5	Tính tổng giá trị giao dịch, bao gồm hoặc loại trừ chi phí phát sinh theo thỏa thuận.
Bước 6	Hai bên kiểm tra bảng kê, phiếu cân, biên bản và thông tin thanh toán.
Bước 7	Xác nhận số liệu cuối cùng để tiến hành thanh toán.
Bước 8	Lưu hồ sơ giao dịch và cung cấp chứng từ theo phạm vi đã thống nhất.

Các tài liệu như phiếu cân, bảng kê khối lượng, biên bản giao nhận, hình ảnh, video, xác nhận thanh toán và tin nhắn trao đổi là căn cứ quan trọng để đối chiếu nếu phát sinh sai lệch sau giao dịch.

Quy định về chi phí phát sinh

Trong một số giao dịch phế liệu, ngoài giá trị hàng hóa thu mua, có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến vận chuyển, bốc xếp, tháo dỡ, cắt gọn, trạm cân hoặc điều kiện hiện trường. Phế Liệu VN luôn ưu tiên thông báo rõ các khoản chi phí này trước khi thực hiện.

Các chi phí có thể phát sinh gồm:

Chi phí xe tải, xe cẩu, xe nâng hoặc phương tiện chuyên dụng.
Chi phí nhân công bốc xếp, phân loại, di dời hàng hóa.
Chi phí tháo dỡ máy móc, kệ kho, mái tôn, khung sắt, nhà xưởng hoặc kết cấu công trình.
Chi phí cắt gọn, hạ tải, đóng kiện, gom hàng hoặc xử lý hàng cồng kềnh.
Chi phí trạm cân, phí cân xe hoặc phí ra vào khu vực.
Chi phí chờ xe, lưu bãi, thay đổi lịch thu gom hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.
Chi phí xử lý tạp chất, hàng không đúng mô tả hoặc hàng cần phân loại thêm.
Chi phí do địa điểm khó tiếp cận, đường cấm tải, giờ cấm xe hoặc yêu cầu an toàn đặc biệt.

Nguyên tắc xử lý chi phí phát sinh:

Nhóm chi phí	Cách xử lý
Chi phí đã thống nhất trước	Được ghi nhận trong báo giá, hợp đồng, tin nhắn, biên bản hoặc thỏa thuận giữa hai bên.
Chi phí phát sinh tại hiện trường	Cần được thông báo cho khách hàng và thống nhất trước khi thực hiện nếu có thể.
Chi phí do thông tin ban đầu sai lệch	Hai bên đối chiếu lại thực tế và thống nhất phương án điều chỉnh phù hợp.
Chi phí liên quan đến yêu cầu bổ sung của khách hàng	Được tính theo phạm vi công việc phát sinh nếu hai bên đồng ý thực hiện.

Phế Liệu VN không khuyến khích phát sinh chi phí không rõ ràng. Mọi khoản chi phí ảnh hưởng đến giá trị giao dịch cần được trao đổi minh bạch trước khi tính vào tổng thanh toán hoặc cấn trừ vào giá thu mua.

Trường hợp điều chỉnh giá, thanh toán hoặc chứng từ

Trong quá trình giao dịch, một số tình huống có thể làm thay đổi giá trị thanh toán, hồ sơ chứng từ hoặc điều kiện giao dịch ban đầu. Phế Liệu VN sẽ xử lý các trường hợp này dựa trên căn cứ thực tế và sự thống nhất giữa hai bên.

Các trường hợp có thể cần điều chỉnh gồm:

Loại phế liệu thực tế khác với mô tả ban đầu.
Hàng bị lẫn tạp chất nhiều hơn thông tin khách hàng cung cấp.
Khối lượng thực tế chênh lệch lớn so với khối lượng ước tính.
Phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp, tháo dỡ hoặc cắt gọn.
Địa điểm thu gom khó tiếp cận hơn dự kiến.
Hàng hóa không thể thu gom toàn bộ do điều kiện hiện trường.
Giá thị trường biến động mạnh trước thời điểm hai bên chốt giá.
Sai số liệu trên phiếu cân, bảng kê hoặc biên bản.
Sai thông tin tài khoản nhận tiền.
Sai thông tin hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ hoặc email nhận hóa đơn.
Giao dịch bị tạm dừng, thay đổi phạm vi hoặc hủy theo yêu cầu của một bên.

Nguyên tắc điều chỉnh:

Mọi điều chỉnh cần có lý do và căn cứ cụ thể.
Hai bên cần xác nhận lại bằng tin nhắn, bảng kê, biên bản, phụ lục hoặc tài liệu phù hợp.
Không tự ý thay đổi đơn giá, khối lượng hoặc giá trị thanh toán sau khi giao dịch đã hoàn tất nếu không có căn cứ rõ ràng.
Trường hợp đã phát hành chứng từ, việc điều chỉnh cần tuân theo quy định kế toán, thuế và khả năng xử lý thực tế.
Nếu phát sinh tranh chấp, hai bên ưu tiên đối thoại và đối chiếu hồ sơ giao dịch trước khi áp dụng biện pháp xử lý khác.

Bảo mật thông tin giao dịch và chứng từ

Phế Liệu VN tôn trọng quyền riêng tư và bảo mật thông tin giao dịch của khách hàng. Các thông tin liên quan đến giá mua, khối lượng, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế, chứng từ kế toán, hình ảnh lô hàng và hồ sơ nội bộ sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích xử lý giao dịch, đối soát, kế toán, lưu trữ và chăm sóc khách hàng.

Phế Liệu VN không công khai thông tin giao dịch, giá mua, hồ sơ thanh lý, chứng từ hoặc dữ liệu doanh nghiệp của khách hàng nếu chưa có sự đồng ý, trừ trường hợp cần cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc phục vụ nghĩa vụ pháp lý phù hợp.

Thông tin cá nhân và dữ liệu liên hệ của khách hàng được xử lý theo Chính sách bảo mật & xử lý dữ liệu cá nhân của Phế Liệu VN.

Khách hàng cũng cần bảo mật các thông tin báo giá, hợp đồng, điều kiện thương mại, tài khoản thanh toán và tài liệu nội bộ được trao đổi giữa hai bên, trừ trường hợp phục vụ mục đích kế toán, kiểm toán, pháp lý hoặc được Phế Liệu VN đồng ý.

Trách nhiệm của Phế Liệu VN và khách hàng

Để giao dịch diễn ra minh bạch, hai bên cần phối hợp đầy đủ trong quá trình báo giá, cân đo, thanh toán, lập hợp đồng và cung cấp chứng từ.

Trách nhiệm của Phế Liệu VN

Phế Liệu VN có trách nhiệm:

Tiếp nhận thông tin giao dịch rõ ràng, nhanh chóng và đúng phạm vi dịch vụ.
Tư vấn, báo giá dựa trên thông tin khách hàng cung cấp và tình trạng thực tế của lô hàng.
Giải thích các yếu tố làm thay đổi đơn giá khi khách hàng có yêu cầu.
Khảo sát thực tế đối với lô hàng lớn, hàng phức tạp, máy móc, nhà xưởng hoặc công trình nếu cần.
Thực hiện phân loại, cân đo và xác nhận khối lượng minh bạch.
Thống nhất đơn giá, khối lượng, tổng giá trị và chi phí phát sinh trước khi hoàn tất giao dịch.
Thanh toán đúng phương thức, thời điểm và giá trị đã thỏa thuận.
Cung cấp hợp đồng, phiếu cân, bảng kê, biên bản, hóa đơn hoặc chứng từ trong phạm vi giao dịch đã thống nhất.
Hỗ trợ đối soát khi phát sinh sai lệch về khối lượng, thanh toán hoặc chứng từ.
Bảo mật thông tin giao dịch và không sử dụng hồ sơ khách hàng sai mục đích.

Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

Cung cấp đúng thông tin về loại hàng, khối lượng, tình trạng hàng, địa điểm thu gom và điều kiện bốc xếp.
Thông báo trước nếu hàng có tạp chất, dính dầu nhớt, hóa chất, nước, bê tông, rác thải hoặc yếu tố nguy hiểm.
Đảm bảo hàng hóa thuộc quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc quyền thanh lý hợp pháp.
Cử người đại diện có thẩm quyền làm việc, xác nhận giá, khối lượng, thanh toán và chứng từ.
Thông báo sớm nếu có yêu cầu về hợp đồng, hóa đơn, VAT, bảng kê, biên bản hoặc chứng từ đặc thù.
Cung cấp chính xác thông tin pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và thông tin kế toán.
Kiểm tra phiếu cân, bảng kê, biên bản giao nhận và thông tin thanh toán trước khi xác nhận hoàn tất.
Phối hợp đối soát nếu phát sinh sai lệch hoặc khiếu nại.
Không yêu cầu Phế Liệu VN lập hóa đơn, chứng từ hoặc hồ sơ sai bản chất giao dịch.
Không sử dụng báo giá, hợp đồng hoặc chứng từ của Phế Liệu VN cho mục đích không phù hợp, giả mạo hoặc gây hiểu nhầm.

Xử lý sai lệch về thanh toán, hợp đồng và chứng từ

Trong trường hợp phát sinh sai lệch về thanh toán, hợp đồng hoặc chứng từ, khách hàng cần liên hệ với Phế Liệu VN sớm nhất có thể để được kiểm tra và xử lý.

Các tình huống sai lệch có thể bao gồm:

Chuyển khoản thiếu tiền.
Chuyển khoản thừa tiền.
Chuyển khoản sai nội dung.
Sai thông tin người nhận tiền.
Sai thông tin tài khoản ngân hàng.
Sai khối lượng trên bảng kê.
Sai đơn giá hoặc thành tiền.
Sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ hoặc email nhận hóa đơn.
Chưa nhận được chứng từ theo thỏa thuận.
Hợp đồng cần điều chỉnh thông tin.
Cần bổ sung phụ lục, biên bản hoặc tài liệu đối soát.

Quy trình xử lý sai lệch:

Bước	Nội dung xử lý
Bước 1	Khách hàng liên hệ Phế Liệu VN qua hotline, Zalo hoặc email.
Bước 2	Khách hàng cung cấp thông tin giao dịch, ngày giao dịch, phiếu cân, bảng kê, hình ảnh hoặc chứng từ liên quan.
Bước 3	Phế Liệu VN kiểm tra lại hồ sơ nội bộ, thông tin thanh toán, chứng từ và nhân sự phụ trách.
Bước 4	Hai bên đối chiếu nguyên nhân sai lệch và thống nhất phương án xử lý.
Bước 5	Phế Liệu VN thực hiện điều chỉnh, bổ sung hoặc phản hồi kết quả theo phạm vi xác minh được.
Bước 6	Hai bên lưu lại thông tin xử lý để phục vụ đối soát về sau.

Phế Liệu VN ưu tiên xử lý sai lệch trên tinh thần thiện chí và minh bạch. Tuy nhiên, mọi điều chỉnh cần có căn cứ phù hợp và không trái với bản chất giao dịch đã phát sinh.

Hiệu lực và cập nhật chính sách

Chính sách báo giá, thanh toán, hợp đồng & chứng từ có hiệu lực kể từ ngày được đăng tải hoặc cập nhật trên website chính thức của Phế Liệu VN.

Phế Liệu VN có thể điều chỉnh, bổ sung hoặc cập nhật chính sách này theo hoạt động thực tế, yêu cầu vận hành, quy trình kế toán, quy định pháp luật hoặc định hướng dịch vụ của công ty. Phiên bản mới nhất sẽ được công bố trên website để khách hàng tiện theo dõi.

Đối với các giao dịch đã có hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá chính thức, biên bản hoặc thỏa thuận riêng, nội dung đã được hai bên xác nhận sẽ được ưu tiên áp dụng trong phạm vi giao dịch đó.

Chính sách này không thay thế cho hợp đồng cụ thể giữa Phế Liệu VN và khách hàng. Trường hợp cần quy định chi tiết hơn về giá, thanh toán, hóa đơn, chứng từ, trách nhiệm bốc xếp, tháo dỡ hoặc xử lý phát sinh, hai bên nên lập hợp đồng hoặc văn bản xác nhận riêng.

Thông tin liên hệ hỗ trợ báo giá, thanh toán và chứng từ

Khách hàng cần báo giá phế liệu, xác nhận thanh toán, ký hợp đồng, nhận hóa đơn, bổ sung chứng từ hoặc đối soát giao dịch có thể liên hệ Phế Liệu VN qua các kênh sau:

Công ty TNHH Phế Liệu VN
Giấy phép KD / MST: 0319144951
Cấp bởi: Sở Tài Chính TP.HCM – Phòng Kinh doanh
Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Lan
Hotline: 0966.757.168
Zalo: https://zalo.me/0966757168
Email: info@phelieuvn.com
Website: phelieuvn.com
Trụ sở: 46/27 Đường số 18, Khu phố 2, Phường Bình Hưng Hòa, TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ: Số 386 Tỉnh lộ 10, Bình Trị Đông, Bình Tân, TP.HCM

Phế Liệu VN khuyến khích khách hàng liên hệ trước khi giao dịch để được tư vấn rõ về giá thu mua, phương thức thanh toán, hồ sơ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ cần chuẩn bị. Việc trao đổi đầy đủ từ đầu giúp quá trình thu mua diễn ra nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện cho cả hai bên.